Datenschutzerklärung

Welche Daten bei uns ankommen

Informationen gelangen auf drei verschiedenen Wegen zu uns. Erstens teilen Sie uns direkt etwas mit – etwa wenn Sie Kontakt aufnehmen, sich für eine Beratung interessieren oder an unseren Angeboten teilnehmen möchten. Dabei notieren wir Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und das, was Sie uns inhaltlich mitteilen.

Zweitens protokollieren unsere technischen Systeme automatisch bestimmte Details: Ihre IP-Adresse, den Browsertyp, welche Seiten Sie aufrufen und wann das passiert. Das läuft im Hintergrund, sobald Sie unsere Website besuchen.

Drittens können Informationen entstehen, wenn Sie unsere Dienste nutzen – beispielsweise Terminvereinbarungen, Teilnahmebestätigungen oder Dokumente, die im Rahmen unserer Zusammenarbeit ausgetauscht werden.

Warum wir diese Angaben benötigen

Jede Datenkategorie erfüllt einen spezifischen Zweck. Kontaktdaten ermöglichen uns die Kommunikation mit Ihnen – ohne E-Mail-Adresse können wir Ihre Anfrage schlicht nicht beantworten. Technische Protokolldaten dienen der Systemsicherheit und helfen uns zu verstehen, wie Menschen unsere Website nutzen, wo Probleme auftreten könnten.

Wie wir mit Ihren Daten verfahren

Ihre Informationen durchlaufen verschiedene Stationen in unserem System. Zunächst prüfen wir eingehende Anfragen und ordnen sie dem richtigen Ansprechpartner zu. Danach erfolgt die eigentliche Bearbeitung – sei es durch Beantwortung Ihrer Frage, Terminvereinbarung oder Vorbereitung von Beratungsgesprächen.

Technisch gesehen werden Daten in verschlüsselten Datenbanken abgelegt, auf die nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff haben. Wir arbeiten mit Zugriffsbeschränkungen, die sicherstellen, dass jeder nur sieht, was für seine Aufgaben tatsächlich erforderlich ist.

Wer außer uns Ihre Daten erhält

Grundsätzlich behalten wir Ihre Informationen bei uns. Es gibt jedoch Situationen, in denen eine Weitergabe stattfindet – allerdings nur unter kontrollierten Bedingungen.

• Technische Dienstleister, die unsere IT-Infrastruktur betreuen, erhalten Zugriff auf Systemdaten. Diese Unternehmen unterliegen strengen vertraglichen Verpflichtungen und dürfen Daten ausschließlich für die vereinbarten Zwecke verwenden.
• Wenn Sie an Veranstaltungen oder Workshops teilnehmen, können externe Referenten oder Kooperationspartner involviert sein. In solchen Fällen informieren wir Sie vorab über die Weitergabe relevanter Teilnahmedaten.
• Behörden erhalten nur dann Informationen, wenn gesetzliche Verpflichtungen dies erfordern – etwa bei steuerrechtlichen Prüfungen oder behördlichen Anordnungen.
• Zahlungsabwickler sehen die für Transaktionen notwendigen Daten, wenn Sie kostenpflichtige Leistungen buchen.

Was wir definitiv nicht tun: Ihre Daten an Werbetreibende verkaufen oder für kommerzielle Zwecke außerhalb unserer eigenen Dienstleistungen nutzen.

Wie Ihre Informationen geschützt werden

Schutzmaßnahmen lassen sich in technische und organisatorische Kategorien unterteilen. Technisch setzen wir auf verschlüsselte Datenübertragung, gesicherte Server mit regelmäßigen Sicherheitsupdates und Firewalls, die unbefugten Zugriff blockieren. Unsere Systeme werden kontinuierlich überwacht, um Anomalien frühzeitig zu erkennen.

Organisatorisch schulen wir alle Mitarbeiter im Datenschutz, begrenzen Zugriffsrechte auf das notwendige Minimum und führen regelmäßige interne Audits durch. Zudem arbeiten wir mit Datenschutzbeauftragten zusammen, die unsere Prozesse überprüfen.

Dennoch existiert keine absolute Sicherheit. Trotz aller Vorkehrungen bleibt ein Restrisiko, das wir transparent kommunizieren möchten. Sollte dennoch ein Sicherheitsvorfall auftreten, werden betroffene Personen und Behörden unverzüglich informiert.

Was Sie selbst veranlassen können

Sie haben umfangreiche Kontrollmöglichkeiten über Ihre bei uns gespeicherten Daten. Diese Rechte sind nicht nur theoretisch – wir haben Prozesse etabliert, um Ihre Ansprüche zeitnah umzusetzen.

Wie lange wir Daten aufbewahren

Unterschiedliche Informationskategorien haben unterschiedliche Lebenszyklen in unseren Systemen. Anfragen von Interessenten, die nicht zu einer Zusammenarbeit führen, löschen wir nach spätestens zwei Jahren. Vertragsdaten und damit verbundene Kommunikation bewahren wir solange auf, wie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen es vorschreiben – in der Regel zehn Jahre für steuerrelevante Unterlagen.

Technische Protokolldaten werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht, es sei denn, sie sind für laufende Sicherheitsuntersuchungen erforderlich. Beratungsdokumentationen behandeln wir entsprechend der Vereinbarungen mit Ihnen – üblicherweise werden sie fünf Jahre nach Abschluss der Beratungsbeziehung gelöscht.

Wenn Sie aktiv eine Löschung verlangen, setzen wir diese unmittelbar um, sobald keine rechtlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

Rechtliche Grundlagen unserer Datenverarbeitung

Jede Verarbeitung personenbezogener Daten braucht eine rechtliche Legitimation. Bei carivenolixo stützen wir uns auf verschiedene Rechtsgrundlagen, je nach Art der Verarbeitung.

Wenn Sie uns beauftragen, beruhen wir auf der Vertragserfüllung – ohne Ihre Daten können wir die vereinbarten Leistungen schlicht nicht erbringen. Für Direktmarketing oder die Verbesserung unserer Angebote nutzen wir berechtigte Interessen als Grundlage, wobei Ihre Interessen stets sorgfältig abgewogen werden.

In bestimmten Fällen holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung ein – etwa wenn es um besonders sensible Themen geht oder wenn gesetzliche Vorgaben dies erfordern. Und natürlich befolgen wir gesetzliche Verpflichtungen, etwa bei der Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bildet den primären regulatorischen Rahmen für unsere Tätigkeiten. Ergänzend beachten wir das Bundesdatenschutzgesetz und weitere einschlägige Vorschriften.